شرح وظایف و مسئولیتهای کمیته روابط عمومی انجمن انبوه سازان استان آذربایجان شرقی
نيم نگاه:
 روابط عمومي مجموعه اي از اقدامات و تلاش هاي آگاهانه ، ‏سنجيده و برنامه ريزي شده به منظور جلب مشاركت عمومي و ‏استقراء و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروه هاي مورد ‏نظر آن سازمان است ، بايد پذيرفت كه روابط عمومي دانش، فن، ‏هنر و تخصص است .تلاش ما در جهت این خواهد بود تا روابط عمومی انجمن را به عنوان قلب تپنده  انجمن انبوه سازان استان آذربایجان شرقی فعال نماییم .
ذیلا طبقه بندی وظایف این کمیته که میتواند فراراه و انگیزه ای جهت فعالیت در این کمیته گردد ارائه گردیده است .
 الف) ارتباط با رسانه ها : 
رسانه ها نقش اطلاع رساني درجامعه را بعهده دارند و اين مهم بر عملكرد ‏روابط عمومي و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاكيد دارد . هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملكرد تنها نيست بلكه بايد با رسانه ها ‏بگونه اي ارتباط برقرار نمود كه اين ارتباط دو سويه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه مي تواند نقطه قوت روابط عمومي‎ ‎ها باشد.‏ 
عمده فعاليت : 
- ارسال خبر، گزارش خبري (با تصوير و يا بدون تصوير) ‏ 
- برگزاري مصاحبه با رؤساي ادارات و كارشناسان و نمایندگان 
- جوابگويي به رسانه ها در مواردي كه سوالي مطرح نموده اند ‏ 
- برگزاري توربازديد اصحاب رسانه از فعاليت ها و پروژه هاي شاخص 
- برگزاري جلسات و نشست هاي كاري با اصحاب رسانه ‏ 
- تهيه بريده جرايد و بولتن خبري در سطح شهرستان 
-آماده سازی و برنامه ریزی شرح وظایف کمیته در زمان  بحران 
-ارائه ویژه نامه معرفی اعضا و کارها و پروژه های آنان به صورت سالانه 
- تهيه گزارش عملكرد از فعاليتهاي بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب ‏گزارش كارفصلي ‏(نظام نامه اطلاع يابي واطلاع رساني توسط مديريت روابط عمومي تهيه و ارائه شده است.)‏ 
ب) ارتباطات مردمي  و بین الملل 
ديدار چهره به چهره هميشه از اساسي ترين ابزار ارتباطات بوده و هست ‏‏.با اين نوع ارتباطات بسياري از مشكلات بصورت آني مرتفع مي شود لذا با ‏توجه به اهميت موضوع مسئولين روابط عمومي بايد براي اين مقوله جايگاه ‏ويژه اي در نظر بگيرند .‏
 عمده فعاليت : 
- تهيه و تنظيم تقويم ملاقات مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره  و اعلام به همه ‏رسانه ها ، مردم و همكاران 
- تهيه گزارش از روند اجراي اين ملاقات ها بصورت سه ماهه ‏ 
- ارزيابي اين نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهاي نظرسنجي ‏ 
- برنامه ريزي براي نشست هاي صميمي همكاران با هیئت مدیره  بصورت بخش بخش در طي ‏هفته (همه همكاران در طي هرسال 1 نشست با مدير داشته باشند .)‏ 
- حضورمديران و یا نمایندگان کمیته درمجامع عمومي(اجتماعات ملي ومذهبي و...)‏
-ارتباط با دانشگاه ها و مراکز علمی و پژوهشی 
-ارتباط با سازمانهای همکار 
-ارتباط با  اساتید دانشگاه ها نخبگان و نویسندگان و پژوهشگران 
-ارتباط با مسئولین و مدیران سازمانها و ارگانها و بانکها و نمایندگان مجلس و ...
-ارتباط با سازمانها و نهادهای بین المللی 
ج) همايش / مراسم / نمايشگاه
 يكي از فنون روابط عمومي براي معرفي دستاوردهاي انجمن ‏برگزاري همايش ،مراسم يا نمايشگاه است و مسئول روابط عمومي ‏بايد ضمن داشتن تقويم برگزاري اينگونه برنامه ها با استفاده از ‏تكنيك هاي برگزاري موارد ذكرشده را ارزيابي نمايد .‏
عمده فعاليت : 
‏ - تهيه تقويم برگزاري همايش / مراسم / نمايشگاه در شهرستان ‏ 
- برنامه ريزي عملياتي برگزاري نمايشگاه ‏ 
- استفاده از امكانات روز در همايش ها،مراسم ونمايشگاهها 
-افتتاحیه پروژه های علمی و پژوهشهای عمرانی 
1) بازديد از پروژه ها / افتتاحيه ها /ملاقات با مسئولين شهرستان 
با توجه به اهميت پروژه ها كه از نظر اقتصادي ، اجتماعي و حتي سياسي ‏مي تواند در بافت شهرستان تغير حاصل نمايد و روابط عمومي بايد در ‏اين موارد ‏‏مطلع باشد . ضروري است روابط عمومي با داشتن اطلاعات كافي ضمن ‏برنامه ريزي براي برگزاري امور فوق الذكر گزارشهاي مطلوبي را ‏تهيه و از طريق رسانه ها اطلاع رساني نمايد.‏
عمده فعاليت : 
- حضور مسئول روابط عمومي طي برگزاري اين برنامه ها بصورت فعال ‏ 
- تهيه خبر و گزارش خبري باتصريح به رسانه هاي گروهي ملي ومحلي 
2 ) هماهنگي براي حضور در مراسم هاي شادي و غم همكاران ‏ ‏ ‏
يكي از مهمترين موضوعاتي كه روابط عمومي ها بدليل تعدد فعاليت اكثراً ‏آن را به فراموشي مي سپارند حضور در مراسم هاي غم و شادي همكاران ‏است .اين موضوع يكي از مهمترين ابزار ارتباطات درون سازماني است كه ‏بايد روابط عمومي بصورت برنامه ريزي شده در اين امور حاضر و فعال ‏باشد . 
عمده فعاليت :‏ 
- داشتن برنامه براي نحوه حضور همكاران و روابط عمومي در مراسم هاي شادي و ‏غم همكاران 
- انتشارپيام تبريك يا تسليت از طرف مديروكاركنان 
- انعكاس اين برنامه در صورت لزوم درسطح داخلي سازمان با توجه به فرهنگ قومي و محلي هر ‏منطقه ‏

د ) انتشارات  و تبلیغات محیطی و سمعی بصری 
يكي ديگر از ابزارهاي روابط عمومي براي نشر و اطلاع رساني برنامه ‏ها فعاليت هاي انتشارات مي باشد. براين اساس روابط عمومي ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقويم زمان بندي شده اي براي ‏تمامي برنامه ها تهيه و بر اساس آن فعاليت نمايد . ضمناً ضروري ‏نيست كه حتماً اين انتشارات با هزينه گزاف و گران انجام شود بلكه ‏ماهيت و محتواي آن بسيار مهم است 
عمده فعاليت : 
- داشتن تقويم فعاليت انتشاراتي درسال ‏ 
- پوشش تمام فعاليتهاي مديريت در حوزه انتشارات درقالب ‏بروشوربنر،استند،سي دي،كاتالوگ، پوسترو... ‏ 
تبليغات محيطي
 فضاسازي محيط اداري هميشه توانسته است ديدگاه مخاطبين سازمان ‏را نسبت به آن سازمان تغيير يا اصلاح نمايد .‏ 
عمده فعاليت : 
- تهيه تقويم آذين بندي ساختمان اداري به مناسبت هاي مختلف ‏ 
- نظارت بر تزئين فضاي داخلي و بيروني ساختمان هاي اداري 
- نصب پوسترهاوبروشورهاوكاتالوگ هاي تبليغاتي درتابلوي اعلانات ‏ 
- نصب پلاكارد در محل هاي اجتماع مردم مثل مراسم ملی ومذهبی  و ...‏  ) 
سمعي و بصري: 
تهيه اسناد تصوير از فعاليت سازمان بسيار مهم و ضروري است و ‏داشتن آرشيوي از آن در مديريت ضروري تر ، سمعي بصري چشم و ‏چراغ سازمان براي مخاطب است زيرا تا مخاطب نتواند بصورت ‏تصاويرفعاليت را ببيند قانع نخواهد شد .‏ ‏
عمده فعاليت : 
- داشتن آرشيو فني از فعاليت هاي سمعي بصري ‏ 
- قابل ارائه بودن اين فعاليت در كمترين زمان به مديريت (بصورت الكترونيكي ‏وحجمي)‏ 
- نصب و پخش تصاوير براي همكاران به مناسبت هاي مختلف و بهره برداري آنها ‏ ) 

ه)پژوهش و افكار سنجي 
مناسب است درروابط عمومي هركاري بر اساس پژوهش انجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افكارسنجي ضروري است ،علت اين امر ‏هم بدست آوردن اطلاعات فوري از روند فعاليتي است كه انجام مي ‏شود.ضمناً افكارسنجي بايد در زمان كوتاه مطالب مفيد را در اختيار ‏مديريت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقيق ساندويچي هم ‏ مي گويند .‏
 عمده فعاليت : 
 - داشتن تقويم اجرايي طرح نظرسنجي طي يكسال براي فعاليتهاي درون سازماني يابرون سازماني ‏ 
- داشتن فرم هاي خام نظرسنجي براي موضوعات خاص و يا طراحي فرم جديد با ‏توجه به شرايط و فرهنگ هر شهرستان و دهستان 
‏ - انجام حداقل دو پروژه نظرسنجي با هماهنگي مديريت طي سال ‏ 
‏ ‏و)ارتباطات الكترونيكي
 1- ارتباطات الكترونيكي (‏ICT‏ )‏: 
سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه كنوني جهان باعث تحولات بزرگي ‏در شكل گيري هر جامعه شده است .روابط عمومي بعنوان محل و مأمن ‏ايجاد ارتباطات برون سازماني هر نهاد يا مؤسسه بايد با استفاده از اين ‏شيوه هاي جديد اطلاع رساني، ضمن سرعت دادن به فرآيند ارسال اخبار و ‏گزارش ، باعث رشد و ثبات فعاليت هاي فرهنگ سازماني كه پايه و اساس ‏رشد سازماني است را فراهم مي نمايد .‏
 عمده فعاليت : 
-        داشتن اطلاعات كافي و بهره گيري از فن آوريهاي ‏IT 
-        ايجاد ارتباط الكترونيكي بصورت مداوم با سازمان ‏ 
-        ايجاد صندوق پستي الكترونيكي فعال اختصاصي روابط عمومي جهت دریافت نظرات همکاران و اعضا وسایر کمیته ها و متن کامل مصوبات آنان 
-        به روزكردن اخبار بخش درسايت سازمان ‏ ‏
2-پيام كوتاه 
‏ ارسال پيام كوتاه از طريق تلفن همراه يكي از پرجاذبه ترين وسيله ‏ارتباطي بصورت فردي وگروهي است . روابط عمومي ها با استفاده از ‏اين ابزار ضمن ارسال پيام هاي كوتاه فرهنگي ترويجي مي توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمايند.‏
 عمده فعاليت :
- داشتن ليست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندي شده ‏ 
- تهيه متون پيام كوتاه براي مناسبت ها و برنامه هاي هر بخش بر اساس فرهنگ و ‏شرايط اقليمي هر بخش به تفكيك پيام هر بخش
ز) رفاه :
1- ارائه امكانات رفاهي به اعضا 
2- معرفي افراد جهت دريافت خدمات رفاهی به انجمن 
4- انجام امور بيمه‌هاي درماني ،مكمل و مسئوليت حرفه‌اي وتهیه پیش قرارداد 
5-تهیه پیش نویس قراردادها با آژانسهای مسافرتی و هواپیمایی و...
6- انجام امور امكانات رفاهي اعم از مهمانسرا وهتل  و باشگاه ورزشي و استخرها 
7- برگزاری تورهای تفریحی و علمی و نمایشگاهی  و صنعتی  خارجی و داخلی برای اعضا 
8- مذاکره با مراکز خرید و کارخانجات و ...جهت دریافت تخفیفات ویژه برای اعضا