شرح وظایف و مسئولیتهای کمیته روابط عمومی انجمن انبوه سازان استان آذربایجان شرقی
نيم نگاه:
روابط عمومي مجموعه اي از اقدامات و تلاش هاي آگاهانه ، سنجيده و برنامه ريزي شده به منظور جلب مشاركت عمومي و استقراء و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروه هاي مورد نظر آن سازمان است ، بايد پذيرفت كه روابط عمومي دانش، فن، هنر و تخصص است .تلاش ما در جهت این خواهد بود تا روابط عمومی انجمن را به عنوان قلب تپنده انجمن انبوه سازان استان آذربایجان شرقی فعال نماییم .
ذیلا طبقه بندی وظایف این کمیته که میتواند فراراه و انگیزه ای جهت فعالیت در این کمیته گردد ارائه گردیده است .
الف) ارتباط با رسانه ها :
رسانه ها نقش اطلاع رساني درجامعه را بعهده دارند و اين مهم بر عملكرد روابط عمومي و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاكيد دارد . هدف از ارتباط با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملكرد تنها نيست بلكه بايد با رسانه ها بگونه اي ارتباط برقرار نمود كه اين ارتباط دو سويه و بصورت فعال باشد . ارتباط با رسانه مي تواند نقطه قوت روابط عمومي ها باشد.
عمده فعاليت :
- ارسال خبر، گزارش خبري (با تصوير و يا بدون تصوير)
- برگزاري مصاحبه با رؤساي ادارات و كارشناسان و نمایندگان
- جوابگويي به رسانه ها در مواردي كه سوالي مطرح نموده اند
- برگزاري توربازديد اصحاب رسانه از فعاليت ها و پروژه هاي شاخص
- برگزاري جلسات و نشست هاي كاري با اصحاب رسانه
- تهيه بريده جرايد و بولتن خبري در سطح شهرستان
-آماده سازی و برنامه ریزی شرح وظایف کمیته در زمان بحران
-ارائه ویژه نامه معرفی اعضا و کارها و پروژه های آنان به صورت سالانه
- تهيه گزارش عملكرد از فعاليتهاي بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب گزارش كارفصلي (نظام نامه اطلاع يابي واطلاع رساني توسط مديريت روابط عمومي تهيه و ارائه شده است.)
ب) ارتباطات مردمي و بین الملل
ديدار چهره به چهره هميشه از اساسي ترين ابزار ارتباطات بوده و هست .با اين نوع ارتباطات بسياري از مشكلات بصورت آني مرتفع مي شود لذا با توجه به اهميت موضوع مسئولين روابط عمومي بايد براي اين مقوله جايگاه ويژه اي در نظر بگيرند .
عمده فعاليت :
- تهيه و تنظيم تقويم ملاقات مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره و اعلام به همه رسانه ها ، مردم و همكاران
- تهيه گزارش از روند اجراي اين ملاقات ها بصورت سه ماهه
- ارزيابي اين نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهاي نظرسنجي
- برنامه ريزي براي نشست هاي صميمي همكاران با هیئت مدیره بصورت بخش بخش در طي هفته (همه همكاران در طي هرسال 1 نشست با مدير داشته باشند .)
- حضورمديران و یا نمایندگان کمیته درمجامع عمومي(اجتماعات ملي ومذهبي و...)
-ارتباط با دانشگاه ها و مراکز علمی و پژوهشی
-ارتباط با سازمانهای همکار
-ارتباط با اساتید دانشگاه ها نخبگان و نویسندگان و پژوهشگران
-ارتباط با مسئولین و مدیران سازمانها و ارگانها و بانکها و نمایندگان مجلس و ...
-ارتباط با سازمانها و نهادهای بین المللی
ج) همايش / مراسم / نمايشگاه
يكي از فنون روابط عمومي براي معرفي دستاوردهاي انجمن برگزاري همايش ،مراسم يا نمايشگاه است و مسئول روابط عمومي بايد ضمن داشتن تقويم برگزاري اينگونه برنامه ها با استفاده از تكنيك هاي برگزاري موارد ذكرشده را ارزيابي نمايد .
عمده فعاليت :
- تهيه تقويم برگزاري همايش / مراسم / نمايشگاه در شهرستان
- برنامه ريزي عملياتي برگزاري نمايشگاه
- استفاده از امكانات روز در همايش ها،مراسم ونمايشگاهها
-افتتاحیه پروژه های علمی و پژوهشهای عمرانی
1) بازديد از پروژه ها / افتتاحيه ها /ملاقات با مسئولين شهرستان
با توجه به اهميت پروژه ها كه از نظر اقتصادي ، اجتماعي و حتي سياسي مي تواند در بافت شهرستان تغير حاصل نمايد و روابط عمومي بايد در اين موارد مطلع باشد . ضروري است روابط عمومي با داشتن اطلاعات كافي ضمن برنامه ريزي براي برگزاري امور فوق الذكر گزارشهاي مطلوبي را تهيه و از طريق رسانه ها اطلاع رساني نمايد.
عمده فعاليت :
- حضور مسئول روابط عمومي طي برگزاري اين برنامه ها بصورت فعال
- تهيه خبر و گزارش خبري باتصريح به رسانه هاي گروهي ملي ومحلي
2 ) هماهنگي براي حضور در مراسم هاي شادي و غم همكاران
يكي از مهمترين موضوعاتي كه روابط عمومي ها بدليل تعدد فعاليت اكثراً آن را به فراموشي مي سپارند حضور در مراسم هاي غم و شادي همكاران است .اين موضوع يكي از مهمترين ابزار ارتباطات درون سازماني است كه بايد روابط عمومي بصورت برنامه ريزي شده در اين امور حاضر و فعال باشد .
عمده فعاليت :
- داشتن برنامه براي نحوه حضور همكاران و روابط عمومي در مراسم هاي شادي و غم همكاران
- انتشارپيام تبريك يا تسليت از طرف مديروكاركنان
- انعكاس اين برنامه در صورت لزوم درسطح داخلي سازمان با توجه به فرهنگ قومي و محلي هر منطقه
د ) انتشارات و تبلیغات محیطی و سمعی بصری
يكي ديگر از ابزارهاي روابط عمومي براي نشر و اطلاع رساني برنامه ها فعاليت هاي انتشارات مي باشد. براين اساس روابط عمومي ضمن داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقويم زمان بندي شده اي براي تمامي برنامه ها تهيه و بر اساس آن فعاليت نمايد . ضمناً ضروري نيست كه حتماً اين انتشارات با هزينه گزاف و گران انجام شود بلكه ماهيت و محتواي آن بسيار مهم است
عمده فعاليت :
- داشتن تقويم فعاليت انتشاراتي درسال
- پوشش تمام فعاليتهاي مديريت در حوزه انتشارات درقالب بروشوربنر،استند،سي دي،كاتالوگ، پوسترو...
تبليغات محيطي
فضاسازي محيط اداري هميشه توانسته است ديدگاه مخاطبين سازمان را نسبت به آن سازمان تغيير يا اصلاح نمايد .
عمده فعاليت :
- تهيه تقويم آذين بندي ساختمان اداري به مناسبت هاي مختلف
- نظارت بر تزئين فضاي داخلي و بيروني ساختمان هاي اداري
- نصب پوسترهاوبروشورهاوكاتالوگ هاي تبليغاتي درتابلوي اعلانات
- نصب پلاكارد در محل هاي اجتماع مردم مثل مراسم ملی ومذهبی و ... )
سمعي و بصري:
تهيه اسناد تصوير از فعاليت سازمان بسيار مهم و ضروري است و داشتن آرشيوي از آن در مديريت ضروري تر ، سمعي بصري چشم و چراغ سازمان براي مخاطب است زيرا تا مخاطب نتواند بصورت تصاويرفعاليت را ببيند قانع نخواهد شد .
عمده فعاليت :
- داشتن آرشيو فني از فعاليت هاي سمعي بصري
- قابل ارائه بودن اين فعاليت در كمترين زمان به مديريت (بصورت الكترونيكي وحجمي)
- نصب و پخش تصاوير براي همكاران به مناسبت هاي مختلف و بهره برداري آنها )
ه)پژوهش و افكار سنجي
مناسب است درروابط عمومي هركاري بر اساس پژوهش انجام شود و داشتن پژوهش، آن هم بصورت افكارسنجي ضروري است ،علت اين امر هم بدست آوردن اطلاعات فوري از روند فعاليتي است كه انجام مي شود.ضمناً افكارسنجي بايد در زمان كوتاه مطالب مفيد را در اختيار مديريت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقيق ساندويچي هم مي گويند .
عمده فعاليت :
- داشتن تقويم اجرايي طرح نظرسنجي طي يكسال براي فعاليتهاي درون سازماني يابرون سازماني
- داشتن فرم هاي خام نظرسنجي براي موضوعات خاص و يا طراحي فرم جديد با توجه به شرايط و فرهنگ هر شهرستان و دهستان
- انجام حداقل دو پروژه نظرسنجي با هماهنگي مديريت طي سال
و)ارتباطات الكترونيكي
1- ارتباطات الكترونيكي (ICT ):
سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه كنوني جهان باعث تحولات بزرگي در شكل گيري هر جامعه شده است .روابط عمومي بعنوان محل و مأمن ايجاد ارتباطات برون سازماني هر نهاد يا مؤسسه بايد با استفاده از اين شيوه هاي جديد اطلاع رساني، ضمن سرعت دادن به فرآيند ارسال اخبار و گزارش ، باعث رشد و ثبات فعاليت هاي فرهنگ سازماني كه پايه و اساس رشد سازماني است را فراهم مي نمايد .
عمده فعاليت :
- داشتن اطلاعات كافي و بهره گيري از فن آوريهاي IT
- ايجاد ارتباط الكترونيكي بصورت مداوم با سازمان
- ايجاد صندوق پستي الكترونيكي فعال اختصاصي روابط عمومي جهت دریافت نظرات همکاران و اعضا وسایر کمیته ها و متن کامل مصوبات آنان
- به روزكردن اخبار بخش درسايت سازمان
2-پيام كوتاه
ارسال پيام كوتاه از طريق تلفن همراه يكي از پرجاذبه ترين وسيله ارتباطي بصورت فردي وگروهي است . روابط عمومي ها با استفاده از اين ابزار ضمن ارسال پيام هاي كوتاه فرهنگي ترويجي مي توانند سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمايند.
عمده فعاليت :
- داشتن ليست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندي شده
- تهيه متون پيام كوتاه براي مناسبت ها و برنامه هاي هر بخش بر اساس فرهنگ و شرايط اقليمي هر بخش به تفكيك پيام هر بخش
ز) رفاه :
1- ارائه امكانات رفاهي به اعضا
2- معرفي افراد جهت دريافت خدمات رفاهی به انجمن
4- انجام امور بيمههاي درماني ،مكمل و مسئوليت حرفهاي وتهیه پیش قرارداد
5-تهیه پیش نویس قراردادها با آژانسهای مسافرتی و هواپیمایی و...
6- انجام امور امكانات رفاهي اعم از مهمانسرا وهتل و باشگاه ورزشي و استخرها
7- برگزاری تورهای تفریحی و علمی و نمایشگاهی و صنعتی خارجی و داخلی برای اعضا
8- مذاکره با مراکز خرید و کارخانجات و ...جهت دریافت تخفیفات ویژه برای اعضا